Wysyłanie e-deklaracji

E-deklaracje to system przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Pozwala on na wysyłanie niektórych dokumentów rozliczeniowych w formie elektonicznej, zastępując tym samym konieczność drukowania i składania do Urzędu Skarbowego papierowych formularzy. Szczegółowe informacje na temat systemu dostępne są na stronie e-deklaracje.gov.pl

Co jest potrzebne, aby wysłać e-deklarację?

Program Small Business posiada możliwość wysyłania deklaracji elektronicznych bez instalowania żadnych dodatkowych wtyczek. Wszystkie mechanizmy potrzebne do przygotowania i wysłania dokumentu elektronicznego znajdują się w programie.

Podpis elektroniczny

Podczas wysyłania e-deklaracji zwykle korzystamy z podpisu elektronicznego, który uwierzytelnia osobę wysyłającą dokument. Podpis elektroniczny jest dostarczany w postaci specjalnej karty i czytnika, albo w postaci klucza USB. Niezależnie od tego, kto jest dostawcą, wszystkie prawidłowo zainstalowane podpisy powinny współpracować z naszym programem. Istnieje kilka firm i instytucji w Polsce, w których można kupić sprzęt potrzebny do podpisywania dokumentów. Więcej informacji na temat podpisów elektronicznych uzyskasz na stronie Ministerstwa Finansów >>>

UWAGA! Ministerstwo Finansów nie umożliwia podpisywania e-deklaracji za pomocą profilu zaufanego e-puap.

Wysyłanie e-deklaracji bez podpisu kwalifikowanego

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej niektóre e-deklaracje można wysyłać bez podpisu kwalifikowanego.

W takim przypadku dla uwiarygodnienia transakcji podatnik musi podać kwotę z wybranej rubryki z deklaracji ubiegłorocznej.

Możliwość wysyłania e-deklaracji bez podpisu pojawi się tylko wówczas, gdy zaznaczymy w deklaracji, że podatnik jest osobą fizyczną. Ponadto wysyłka taka jest możliwa tylko w poniższych deklaracjach:

  1. VAT-7
  2. PIT-11
  3. PIT-4R
  4. PIT-40
  5. PIT-8AR

Jakie deklaracje można wysłać elektronicznie z programu Small Business?

  1. VAT-7
  2. VAT-12
  3. PIT-11
  4. VAT-UE
  5. VAT-UEK
  6. PIT-4R
  7. PIT-40
  8. PIT-8AR

Jak przygotować deklarację do wysyłki elektronicznej?

Aby przygotować deklarację do wysyłki, wystarczy ją wypełnić, wyświetlić na ekranie. Przykładowo wypełnianie deklaracji VAT-7 jest dostępne w menu:

Raporty->Deklaracja VAT 7->Wypełnij.

Po wypełnieniu możemy wyświetlić deklarację wchodząc do menu:

Raporty->Deklaracja VAT 7->Deklaracja VAT 7

przeglądając deklarację, można na niej nanosić poprawki, np. uzupełniając dane identyfikacyjne podatnika. Przełączanie się na kolejne strony odbywa się po wciśnięciu przycisku TAB. Po przygotowaniu deklaracji można przygotować elektroniczny dokument do wysyłki. W tym celu należy nacisnąć przycisk "F11 E-deklaracja".

Podobnie przygotowuje się do wysyłki pozostałe deklaracje. Większość z nich jest dostępna dla użytkowników posiadających moduł Kadry-Płace w menu tabele->Kadry/płace. Przed wysyłką e-deklaracji można przygotować i zapisać większą ilość dokumentów, np. deklaracje PIT-40 dla wszystkich pracowników.

Jak wysyłać e-deklarację do Ministerstwa Finansów

Zarówno e-deklaracje już wysłane, jak i te, które czekają na wysyłkę, znajdują się w tabelce dostępnej w menu:

Tabele->E-deklaracje.

W tym miejscu możemy ustawić się kursorem na wybranym dokumencie. Aby wysłać go do ministerstwa, należy użyć przycisku "F5-Wyślij". Możemy z tej opcji wysłać wybrany dokument, lub też wszystkie, które jeszcze nie były wysłane.

Opcja "F4 - Wyślij testowo" wysyła dane na serwer testowy ministerstwa. Taka wysyłka nie ma skutków podatkowych. Możemy jej użyć, aby przećwiczyć korzystanie z systemu, albo przeszkolić pracowników.

Opcja "F6 - Pokaż deklarację" przedstawia dane wysyłanego dokumentu w sposób graficzny, tak jakby był on drukowany - jest to forma prezentacji bardziej czytelna dla użytkowników. Rzeczywisty dokument elektroniczny w takiej formie, jak jest wysyłany do ministerstwa, możemy obejrzeć po wybraniu opcji "F12 - Pokaż XML".

Po wysłaniu deklaracji otrzymujemy wstępne potwierdzenie transakcji. Jeżeli dokument jest przygotowany błędnie, otrzymamy komunikat "Dokument niezgodny ze schematem XSD". Najczęstszą przyczyną takiego błędu są niewypełnione pola uważane za obowiązkowe (np. brak ulicy lub gminy podatnika). Musimy wówczas wrócić do deklaracji i nanieść stosowne poprawki, a następnie wygenerować nowy dokument do wysyłki.

Jeżeli wysyłka przebiegła poprawnie, musimy odebrać z serwera MF potwierdzenie przyjęcia dokumentu, tzw UPO (czyli Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). Stanowi ono dowód na to, że dana deklaracja została złożona i przyjęta przez ministerstwo. Do tego celu wykorzystujemy opcję "F8 - Pobierz UPO".

Z uwagi na to, że przetwarzanie danych na serwerze ministerstwa może trwać do 24. godzin, czasami UPO otrzymamy dopiero następnego dnia po wysłaniu e-deklaracji. Zwykle jednak czas oczekiwania na wygenerowanie UPO trwa ok. 2. godziny. Bardzo przydatna jest możliwość zbiorczego odczytu UPO.

Po wybraniu przycisku F8 możemy wybrać, czy pobieramy UPO tylko dla bieżącej deklaracji, czy też dla wszystkich, które jeszcze takiego potwierdzenia nie mają. Aby wydrukować UPO, powinniśmy skorzystać z przycisku "F3 - drukuj". Taki dokument jest dowodem złożenia e-deklaracji. Jest on opatrzony specjalnym stemplem, składającym się z ciągu znaków i cyfr.